Modèle · Document · Process et qualité
4 pages30 minutes pour le remplir
Télécharger le modèleUne procédure opérationnelle standard (SOP) documente les étapes exactes pour réaliser une tâche répétitive. Ce modèle prêt à l’emploi, au format Notion et Word, permet aux PME de rendre leurs processus reproductibles et de faciliter la formation des nouveaux collaborateurs.
Quelle tâche de votre entreprise ne se fait que si une personne précise est présente ?
Comment écrire une procédure qu’une autre personne suivra vraiment ?
Comment savoir que la procédure est assez claire ?
Une tâche n’appartient vraiment à l’entreprise que si quelqu’un d’autre peut la faire en suivant vos notes. La SOP d’une page est le format minimal : objectif, déclencheur, étapes, contrôle. Ce modèle l’applique à trois tâches courantes.
Faites tester chaque procédure par une personne qui ne connaît pas la tâche : ses questions sont les manques du document.
Une page suffit.
Au-delà de deux pages, la procédure n’est plus ouverte pendant le travail.
Chaque étape commence par un verbe.
Un verbe d’action rend l’étape vérifiable.
Un tiers teste la SOP.
Les questions d’une personne qui ne connaît pas la tâche montrent ce qui manque.
Une SOP a un propriétaire.
Sans nom, elle vieillit sans que personne ne la corrige.
« Écrivez la SOP à côté de la personne qui fait la tâche, écran partagé, sans la remplacer. Ce qu’elle fait sans y penser est exactement ce qui manque dans les procédures écrites de mémoire. »
Clément MarchalFondateur du Cabinet ClearwayDans le fichier :
Choisissez la tâche récurrente qui dépend d’une seule personne.
Rédigez la SOP avec cette personne, en numérotant chaque étape avec un verbe.
Faites-la tester par un collègue qui ne connaît pas la tâche, corrigez, puis datez la version.
Aucun chiffre d’usage n’est publié pour ce modèle : le Cabinet Clearway ne présente que l’exemple illustratif ci-dessous, construit sur une PME fictive.
Un objectif, un déclencheur, des étapes numérotées avec un verbe d’action, l’outil et le responsable de chaque étape, un critère de réussite et la marche à suivre en cas d’exception. Elle tient sur une ou deux pages et se rédige avec la personne qui réalise la tâche. Voir la définition de la SOP.
Les tâches récurrentes, sensibles aux erreurs ou portées par une seule personne : clôtures, facturation, création de comptes, réponses types. La SOP est la forme la plus précise de la procédure.
En la faisant appliquer par quelqu’un qui n’a jamais réalisé la tâche. Ses questions montrent ce qui manque ou reste ambigu. Une SOP se relit chaque année et porte un propriétaire nommé.
La SOP est une procédure très précise, destinée à produire un résultat identique quelle que soit la personne. Une procédure peut être plus générale.
Commencez par trois à cinq tâches critiques ou portées par une seule personne, puis ajoutez-en selon les erreurs constatées.
Un espace partagé accessible à tous, de préférence relié à votre base de connaissances ou wiki interne.
Définitions du glossaire Clearway
Modèles liés
Une cartographie de flux représente les étapes qu’une demande client traverse, de la première prise de contact au paiement de la facture. Ce modèle repère où les délais s’allongent, où les tâches sont ressaisies et où personne ne répond de la suite.
Une passation de dossier transmet à une autre personne un sujet en cours : historique, état d’avancement, contacts, échéances et pièges. Cette checklist en dix points permet à un collaborateur de reprendre un dossier sans perdre ce que seul son prédécesseur savait.
Une checklist qualité avant envoi liste les points à vérifier avant qu’un livrable quitte l’entreprise : exactitude des chiffres, cohérence avec la commande, orthographe, pièces jointes, destinataire. Ce modèle réduit les erreurs vues par le client sans double lecture du dirigeant.
Vous préférez remplir ce modèle avec quelqu’un qui a déjà mis ces pratiques en place ? Le Cabinet Clearway propose un premier échange de 30 minutes.
Prendre rendez-vousDeux cookies, pas plus.
Les statistiques de ce site ne posent aucun cookie. Seule la messagerie en pose, si vous l'acceptez. Le site fonctionne entièrement sans. Politique de confidentialité
Nécessaires
Sécurité et affichage des pages. Ils ne peuvent pas être refusés.
Messagerie
La fenêtre de discussion, pour nous écrire depuis le site. Réponse sous 24 h ouvrées.
