Cabinet Clearway
Couverture du modèle « Checklist de passation de dossier »

Modèle · Document · Délégation et organisation

Checklist de passation de dossier

2 pages15 minutes pour le remplir

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Une passation de dossier transmet à une autre personne un sujet en cours : historique, état d’avancement, contacts, échéances et pièges. Cette checklist en dix points permet à un collaborateur de reprendre un dossier sans perdre ce que seul son prédécesseur savait.

Quand un collaborateur change de poste ou part, qu’est-ce qui disparaît avec lui ?

Quelles informations ne se trouvent que dans la tête de la personne qui part ?

Comment savoir que le repreneur peut agir seul ?

Les fichiers restent, le contexte non. La checklist de passation fixe dix points à transmettre, par écrit, avant le jour du départ.

Commencez la passation deux semaines avant le départ : c’est le repreneur qui la valide, pas le sortant.

Ce que vous retenez de ce modèle

  • La passation se prépare deux semaines avant.

    Le dernier jour ne permet de transmettre que des fichiers.

  • Le contexte vaut plus que les fichiers.

    L’historique des décisions et des échanges explique le pourquoi du dossier.

  • Le repreneur valide.

    La passation n’est terminée que lorsque le repreneur confirme qu’il peut agir seul.

  • Trois séances valent mieux qu’une.

    Présenter, accompagner, puis observer la reprise laisse le temps des questions.

« Demandez toujours à la personne qui part ce qu’un remplaçant ne pourrait pas deviner. Cette seule question fait remonter la moitié de ce qui manque dans une note de passation. »

Clément MarchalFondateur du Cabinet Clearway

Ce que contient ce modèle

Dans le fichier :

  • Une checklist de dix points à transmettre
  • Une note de passation d’une page à remplir
  • Un déroulé en trois séances : présentation, accompagnement, reprise supervisée
  • Une validation par le repreneur et une version « départ sans passation »
Chaîne en 5 étapes : contexte, état, contacts, accès, validation.
Checklist de passation de dossier : contenu du modèle.

Comment utiliser ce modèle en 3 étapes

  1. 1

    Remplissez la note de passation dès l’annonce du changement de poste ou du départ.

  2. 2

    Organisez trois séances : présentation du dossier, accompagnement du repreneur, puis reprise supervisée.

  3. 3

    Faites signer la validation par le repreneur avant de clôturer la passation.

Ce que disent les chiffres

Aucun chiffre d’usage n’est publié pour ce modèle : le Cabinet Clearway ne présente que l’exemple illustratif ci-dessous, construit sur une PME fictive.

Tableau avant et après : délai avant l’autonomie du repreneur de 8 sem. à 3 sem., questions posées à l’ancien titulaire de 30 à 8, informations transmises par écrit de 20 % à 90 %.
Effet attendu d’un usage régulier du modèle. Exemple chiffré illustratif, PME fictive : ces données ne sont pas des résultats clients.

Questions fréquentes

Que doit contenir une passation de dossier ?

L’objectif du dossier, son historique, l’état d’avancement, les prochaines échéances, les interlocuteurs, les accès et les points de vigilance. Chaque point est écrit, puis commenté à l’oral. La passation réussit quand le repreneur peut agir seul.

Combien de temps faut-il prévoir pour une passation ?

Deux semaines au minimum pour un poste à responsabilités, en trois séances : présentation, accompagnement, puis reprise supervisée. Une passation faite le dernier jour ne transmet que les fichiers.

Comment organiser une passation quand la personne est déjà partie ?

En reconstituant l’essentiel avec ses collègues, ses derniers échanges et l’historique de ses outils, puis en documentant ce qui manque au fil des premières semaines. Le modèle contient une version « départ sans passation ». La documentation des processus limite ce risque en amont.

Quelle différence entre passation et onboarding ?

La passation transmet un dossier existant. L’onboarding accueille une personne dans l’entreprise. Les deux se croisent lors d’un remplacement.

Qui pilote la passation ?

Le manager, avec la personne qui part et le repreneur. Le manager tient le calendrier et valide la fin.

Que faire si le temps manque ?

Traiter d’abord les trois dossiers les plus sensibles et noter les autres avec le nom d’un interlocuteur à joindre.

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