Explication détaillée : les enjeux pour la PME
L’expression vient du développement logiciel ; elle désigne le nombre de personnes dont l’indisponibilité arrêterait une activité. Dans une PME, elle s’applique à toutes les fonctions : la personne seule à connaître la paie, l’accès à un outil, un client clé ou un processus de production. Le risque est le même, qu’il s’agisse d’un départ, d’une maladie ou d’un congé prolongé.
Pour l’évaluer, on liste les activités critiques de chaque équipe et l’on note, pour chacune, combien de personnes savent la réaliser. Toute activité maîtrisée par une seule personne est à traiter en priorité. Trois leviers permettent de réduire le risque : documenter (voir la SOP), former une doublure et partager l’accès aux outils.
Ce risque est rarement visible en période normale et devient brutal lors d’une absence : retard de facturation, client sans réponse, projet à l’arrêt. Il pèse aussi sur la valorisation lors d’un rachat, car il est l’un des points examinés en due diligence.
Cas pratique
Une PME de 40 personnes, organisée en cinq équipes, recense 30 activités critiques. Le résultat est net : 11 d’entre elles, soit 37 %, ne sont maîtrisées que par une seule personne (4 en finance, 3 au support, 2 en ventes, 1 en production et 1 en ressources humaines). En huit semaines, l’entreprise rédige 9 procédures et forme 7 doublures. Il ne reste que 4 activités à facteur un, soit 13 % du total.
Schémas
Questions fréquentes
Quel bus factor viser ?
Au moins deux pour chaque activité critique : deux personnes capables de la réaliser sans l’aide de l’autre.
Faut-il tout documenter ?
Non. Commencez par les activités critiques à facteur un, celles dont l’arrêt bloquerait la facturation, le service client ou la production.
Auteur
Clément Marchal est responsable des opérations externalisé et fondateur du Cabinet Clearway. Il a tenu le service investisseurs d'une plateforme d'investissement participatif, y compris pendant un redressement judiciaire, avant d'exercer le même métier auprès de dirigeants de PME numériques.
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