Explication détaillée : les enjeux pour la PME
Dans beaucoup de PME, la connaissance est dispersée : e-mails, messageries, dossiers personnels, mémoire de quelques collaborateurs. Un wiki rassemble cette connaissance en un lieu unique, facile à chercher, où chaque page peut être modifiée par les personnes concernées. Il sert de socle à la documentation des processus et de base de connaissances.
Sa réussite repose sur quelques règles simples : une structure claire, avec peu de catégories ; des modèles de page pour uniformiser ; un propriétaire par thème, chargé de la fraîcheur des contenus ; et une règle d’usage : ce qui n’est pas dans le wiki n’existe pas. La date de dernière revue est affichée sur chaque page.
Le principal risque est l’abandon. Un wiki sans propriétaire se remplit vite, puis se périme. Un contrôle trimestriel, où chaque propriétaire relit ses pages, suffit à le maintenir. Il facilite l’onboarding et la passation.
Cas pratique
Une PME de 50 personnes crée un wiki de 60 pages pour ses procédures et réponses types, avec 6 propriétaires de thème et une revue trimestrielle. Le temps moyen de recherche d’une information passe de 18 à 6 minutes, et les nouveaux arrivants atteignent l’autonomie en 5 semaines au lieu de 8. Après un an, 92 % des pages ont été revues dans les 6 derniers mois.
Schémas
Questions fréquentes
Quel outil choisir pour un wiki interne ?
Un outil simple, déjà accessible à tous, avec une bonne recherche et des droits d’édition adaptés. Le choix compte moins que la discipline de mise à jour.
Comment éviter que le wiki se périme ?
En désignant un propriétaire par thème, en affichant la date de dernière revue sur chaque page et en organisant une relecture trimestrielle.
Auteur
Clément Marchal est responsable des opérations externalisé et fondateur du Cabinet Clearway. Il a tenu le service investisseurs d'une plateforme d'investissement participatif, y compris pendant un redressement judiciaire, avant d'exercer le même métier auprès de dirigeants de PME numériques.
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