Explication détaillée : les enjeux pour la PME
Le terme vient des méthodes de gestion de projet agiles, mais il sert dans toute équipe qui reçoit plus de demandes qu’elle ne peut en traiter. Chaque ligne décrit une tâche ou une demande, son demandeur, son effet attendu et son degré de priorité.
Le backlog n’est utile que s’il est ordonné et régulièrement revu. Chaque semaine ou tous les quinze jours, l’équipe et son responsable retirent ce qui n’a plus de sens, précisent ce qui est flou et confirment les trois ou quatre éléments à traiter ensuite. C’est le prolongement naturel de la priorisation.
Pour un dirigeant, il remplace les demandes orales et les messages éparpillés par une seule liste consultable. Il permet aussi de répondre honnêtement à la question « quand ? », avec un ordre de passage explicite.
Cas pratique
L’équipe support d’une PME, composée de cinq personnes, reçoit des demandes internes par messagerie, par e-mail et à l’oral : 62 sont en suspens, sans ordre connu, avec un délai moyen de traitement de 19 jours. Elle centralise tout dans un backlog unique et instaure une revue hebdomadaire de 20 minutes. En six semaines, le stock passe de 62 à 31 demandes, dont 24 traitées et 7 supprimées car devenues sans objet. Le délai moyen de traitement tombe de 19 à 9 jours.
Schémas
Questions fréquentes
Quel outil choisir pour tenir un backlog ?
Un tableur partagé ou un outil de tickets suffit au départ. Le bon outil est celui que l’équipe met réellement à jour.
Comment éviter qu’il grossisse sans fin ?
En le revoyant à fréquence fixe et en supprimant ce qui reste sans décision depuis plus de trois mois. Un élément jamais traité est généralement un élément sans priorité réelle.
Auteur
Clément Marchal est responsable des opérations externalisé et fondateur du Cabinet Clearway. Il a tenu le service investisseurs d'une plateforme d'investissement participatif, y compris pendant un redressement judiciaire, avant d'exercer le même métier auprès de dirigeants de PME numériques.
Son parcoursMode d'Emploi, la lettre
Une méthode par semaine pour reprendre la main sur votre organisation. Désinscription en un clic.