Explication détaillée : les enjeux pour la PME
Quand une même information existe dans plusieurs fichiers ou outils, les versions divergent. Le prix diffère entre le devis et la facture, l’adresse d’un client est à jour dans un système et pas dans l’autre. Chacun croit avoir la bonne information, et les discussions portent sur les chiffres avant de porter sur les décisions.
Le principe est simple : pour chaque type de donnée, on désigne un outil de référence, le seul où l’on modifie la donnée. Les autres outils la lisent, par une liaison automatique. On la met en place en quatre étapes : lister les données clés, désigner l’outil et le propriétaire de chacune, connecter les outils, puis supprimer les copies parallèles. Cette démarche s’appuie sur l’interopérabilité.
Un bon exemple est celui des données clients : le CRM fait référence, la facturation et le support les reprennent. Les bénéfices sont immédiats : moins de ressaisies, une meilleure qualité des données et des tableaux de bord auxquels on peut se fier.
Cas pratique
Une PME de 45 personnes conserve les données clients dans trois endroits : CRM, facturation et un fichier tableur. 12 % des clients ont des adresses différentes selon les outils. Le CRM est désigné référence, la facturation et le support s’y connectent, le tableur est supprimé. Deux mois plus tard, les écarts d’adresse tombent à 1 %, les retours de courrier de 14 à 2 par mois et 20 heures de ressaisie mensuelles sont libérées.
Schémas
Questions fréquentes
Comment choisir l’outil de référence ?
Celui où la donnée est créée en premier et le mieux maintenue, en général le CRM pour les clients, l’outil de facturation pour les prix et les factures.
Que faire des fichiers tableur existants ?
Les importer dans l’outil de référence, puis les archiver en lecture seule pour éviter qu’ils ne redeviennent une deuxième source.
Auteur
Clément Marchal est responsable des opérations externalisé et fondateur du Cabinet Clearway. Il a tenu le service investisseurs d'une plateforme d'investissement participatif, y compris pendant un redressement judiciaire, avant d'exercer le même métier auprès de dirigeants de PME numériques.
Son parcoursMode d'Emploi, la lettre
Une méthode par semaine pour reprendre la main sur votre organisation. Désinscription en un clic.