Modèle · Tableur · Process et qualité
3 onglets15 minutes pour le remplir
Télécharger le modèleUn journal des incidents consigne chaque erreur ou dysfonctionnement : ce qui s’est passé, la cause, la correction et l’action qui évite la répétition. Ce modèle Excel et Google Sheets permet à une PME de transformer ses erreurs en améliorations suivies plutôt qu’en anecdotes.
La même erreur se produit-elle deux fois chez vous ?
Comment remonter de l’incident à sa cause profonde ?
Combien d’incidents de même cause justifient une action de fond ?
Si oui, elle a été corrigée mais pas comprise. Le journal des incidents ajoute deux colonnes à la simple liste : la cause et l’action préventive.
Notez chaque incident le jour même : la synthèse fait apparaître les causes qui reviennent.
La cause compte plus que l’incident.
Corriger sans comprendre laisse la porte ouverte à la répétition.
Une action préventive a un propriétaire.
Sans nom, elle reste une bonne intention.
Trois incidents de même cause appellent une action de fond.
Une quatrième correction ne règle rien.
Le journal se relit chaque mois.
Dix minutes suffisent pour repérer ce qui revient.
« N’écrivez jamais « erreur humaine » dans la colonne cause. Demandez ce qui a rendu l’erreur possible : information manquante, outil ambigu, procédure absente. C’est là que se trouve l’action utile. »
Clément MarchalFondateur du Cabinet ClearwayDans le fichier :
Ouvrez le journal et notez les cinq derniers incidents que vous vous rappelez.
Pour chacun, cherchez la cause avec la méthode des cinq pourquoi et définissez une action préventive.
Relisez le journal chaque mois et traitez d’abord la cause qui revient le plus.
Aucun chiffre d’usage n’est publié pour ce modèle : le Cabinet Clearway ne présente que l’exemple illustratif ci-dessous, construit sur une PME fictive.
C’est un registre où l’on note chaque erreur ou dysfonctionnement avec son impact, sa cause, sa correction et l’action qui l’empêchera de se reproduire. Il alimente l’amélioration continue.
En posant la question « pourquoi » jusqu’à trouver une cause que l’on peut modifier : un défaut de procédure, d’information ou d’outil. Une cause qui se termine par « erreur humaine » n’est pas encore une cause : c’est le début de l’analyse.
Chaque mois, dix minutes, pour repérer les causes qui reviennent. Le cycle PDCA donne le cadre : planifier, faire, vérifier, ajuster. Chaque incident peut alimenter un ticket d’action.
Ceux qui ont un impact sur un client, un délai ou un coût. Les micro-incidents peuvent être regroupés.
Non. Il sert à corriger les causes. Le propriétaire est celui de l’action, pas le fautif.
Une réclamation est un incident vu par le client. Le journal permet d’en chercher la cause interne.
Définitions du glossaire Clearway
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Vous préférez remplir ce modèle avec quelqu’un qui a déjà mis ces pratiques en place ? Le Cabinet Clearway propose un premier échange de 30 minutes.
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