Modèle · Document · Outils et données
4 pages60 minutes pour le remplir
Télécharger le modèleUn cahier des charges pour choisir un outil formalise les besoins de l’entreprise avant de consulter les éditeurs : usages, utilisateurs, données à reprendre, critères éliminatoires et budget. Ce modèle évite d’acheter une fonctionnalité que personne n’utilisera et de découvrir trop tard un coût caché.
Avez-vous choisi votre dernier outil sur ses fonctionnalités ou sur vos besoins ?
Quels usages quotidiens l’outil doit-il couvrir ?
Quelles questions poser aux éditeurs avant de signer ?
Ce cahier des charges commence par les besoins : qui l’utilise, pour quelle tâche, avec quelles données, et ce qui ferait renoncer.
Remplissez-le avec les personnes qui utiliseront l’outil, pas seulement avec le dirigeant.
Les usages avant les fonctionnalités.
Trois à cinq usages quotidiens guident mieux que cent options.
Le coût total dépasse la licence.
Paramétrage, formation, reprise des données et connecteurs pèsent autant.
On teste sur un cas réel.
Deux ou trois outils essayés sur une situation vécue par l’entreprise.
La sortie se prévoit dès l’achat.
Récupérer ses données doit être possible et documenté.
« Demandez à l’éditeur de reprendre un vrai extrait de vos données pendant l’essai. La démonstration sur des données de démonstration ne dit rien de ce que vous vivrez à la mise en place. »
Clément MarchalFondateur du Cabinet ClearwayDans le fichier :
Décrivez les trois à cinq usages quotidiens que l’outil doit couvrir, avec les personnes concernées.
Classez vos besoins et fixez les critères éliminatoires avant de contacter un éditeur.
Testez deux ou trois outils sur un même cas réel et comparez avec la grille de notation.
Aucun chiffre d’usage n’est publié pour ce modèle : le Cabinet Clearway ne présente que l’exemple illustratif ci-dessous, construit sur une PME fictive.
Les usages et utilisateurs, les besoins classés (indispensable, utile, accessoire), les données à reprendre, les critères éliminatoires, le budget total et le calendrier de mise en place. Le cadrage précède toujours la consultation des éditeurs.
En décrivant d’abord les trois à cinq usages quotidiens qu’il doit couvrir, puis en testant deux ou trois outils sur un cas réel de l’entreprise. Un CRM est adopté quand il simplifie le travail de celui qui saisit.
Comment se fait la reprise des données existantes, quels sont les coûts hors licence (paramétrage, formation, connecteurs), où sont hébergées les données et comment les récupérer en cas de départ. Ces réponses pèsent autant que le prix affiché. Elles s’inscrivent dans la transformation digitale de l’entreprise.
Une version d’une page suffit : usages, utilisateurs, budget, critères éliminatoires.
Trois au maximum. Au-delà, la comparaison devient un projet en soi.
Les personnes qui utiliseront l’outil, pas seulement le dirigeant ou le service informatique.
Définitions du glossaire Clearway
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Vous préférez remplir ce modèle avec quelqu’un qui a déjà mis ces pratiques en place ? Le Cabinet Clearway propose un premier échange de 30 minutes.
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