Explication détaillée : les enjeux pour la PME
La matrice croise deux questions. Une tâche est-elle urgente, c’est-à-dire exige-t-elle une action immédiate ? Est-elle importante, c’est-à-dire contribue-t-elle à des objectifs durables ? Quatre cases en découlent. Urgent et important : à traiter tout de suite. Important mais non urgent : à planifier. Urgent mais peu important : à déléguer. Ni urgent ni important : à éliminer.
Le piège d’un dirigeant de PME est de vivre dans la première case, celle des urgences, au détriment de la deuxième. C’est pourtant là que se trouvent les chantiers qui améliorent durablement l’entreprise : structuration, formation, documentation des processus, réflexion stratégique. Comme rien ne presse, ils sont sans cesse repoussés.
L’usage est simple : classer sa liste de la semaine, bloquer dans l’agenda des créneaux pour la deuxième case et déléguer ce qui est urgent mais peu important. La matrice complète la priorisation par impact et effort, qui sert plutôt à choisir des chantiers.
Cas pratique
Le dirigeant d’une PME de 40 personnes classe ses 30 tâches hebdomadaires : 10 urgentes et importantes, 4 importantes non urgentes, 12 urgentes peu importantes, 4 ni l’une ni l’autre. Il délègue 9 tâches de la troisième case, en supprime 3 et bloque deux demi-journées pour les tâches importantes non urgentes. Son temps consacré à la structuration passe de 1 heure à 8 heures par semaine.
Schémas
Questions fréquentes
Que faire des tâches urgentes mais peu importantes ?
Les déléguer ou les simplifier. Ce sont souvent des sollicitations d’autrui qui prennent du temps sans faire progresser vos objectifs.
Pourquoi la case importante mais non urgente compte-t-elle tant ?
Parce qu’elle contient les chantiers de fond, qui n’ont pas d’échéance immédiate et sont donc repoussés, alors qu’ils améliorent durablement l’entreprise.
Auteur
Clément Marchal est responsable des opérations externalisé et fondateur du Cabinet Clearway. Il a tenu le service investisseurs d'une plateforme d'investissement participatif, y compris pendant un redressement judiciaire, avant d'exercer le même métier auprès de dirigeants de PME numériques.
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