Explication détaillée : les enjeux pour la PME
Une facture de fournisseur se voit ; une heure passée à ressaisir une donnée ne se voit pas. Les coûts cachés sont pourtant souvent supérieurs aux coûts visibles, parce qu’ils se répètent chaque jour, dans chaque équipe, sans que personne ne les compte.
On les regroupe en cinq familles : le temps perdu en tâches répétitives (ressaisies, recherches), les erreurs et leurs reprises, les réunions sans décision, le turnover (recrutement, formation, perte d’expérience) et les retards (facturation, livraison, projets). Pour les chiffrer, on multiplie le temps perdu chaque semaine par le coût horaire chargé moyen, puis par le nombre de semaines travaillées dans l’année.
Le chiffrage sert à hiérarchiser. Il permet de comparer le coût annuel d’un irritant avec le prix de sa correction, et donc de décider par où commencer, comme le fait une analyse d’impact économique.
Cas pratique
Une équipe de 20 personnes perd en moyenne 4 heures par semaine et par personne : 1,6 heure de ressaisies, 1 heure de réunions sans décision, 0,8 heure de reprises d’erreurs et 0,6 heure de recherche d’information. Sur 46 semaines, cela représente 3 680 heures. Au coût horaire chargé de 40 euros, le total atteint 147 000 euros par an, soit l’équivalent de plus de deux postes à temps plein, hors turnover et retards.
Schémas
Questions fréquentes
Comment estimer les coûts cachés de mon entreprise ?
Choisissez une équipe, relevez pendant deux semaines le temps passé en tâches répétitives, reprises et réunions sans décision, puis multipliez par le coût horaire chargé et par le nombre de semaines travaillées.
Peut-on supprimer tous les coûts cachés ?
Non, une partie est incompressible. L’objectif est de traiter en priorité les plus importants, ceux dont le coût annuel dépasse largement celui de leur correction.
Auteur
Clément Marchal est responsable des opérations externalisé et fondateur du Cabinet Clearway. Il a tenu le service investisseurs d'une plateforme d'investissement participatif, y compris pendant un redressement judiciaire, avant d'exercer le même métier auprès de dirigeants de PME numériques.
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