Explication détaillée : les enjeux pour la PME
Beaucoup de PME atteignent leurs objectifs, mais au prix d’heures supplémentaires, de reprises et de relances permanentes. Le résultat est là, l’efficacité aussi, mais l’efficience est faible : chaque livraison, chaque devis ou chaque facture consomme plus de ressources que nécessaire. Ce coût est rarement visible, car il se dilue dans le quotidien des équipes.
Mesurer l’efficience revient à rapporter un résultat à ce qu’il a coûté : nombre de dossiers traités par personne et par semaine, coût de traitement d’une facture, heures nécessaires pour livrer une commande. Ces ratios permettent de comparer avant et après une amélioration, et de repérer les frictions opérationnelles qui pèsent le plus.
Améliorer l’efficience n’oblige pas à demander plus d’efforts aux équipes. Il s’agit surtout de retirer ce qui ne sert à rien : ressaisies, validations en double, recherches d’information. Les heures ainsi libérées peuvent être réaffectées à la vente, au service client ou au développement.
Cas pratique
Le service administratif d’une PME de 35 personnes traite 480 factures fournisseurs par mois avec 2 personnes à temps plein, soit environ 300 heures. Le coût de traitement ressort à 0,63 heure par facture, tous les délais de paiement étant respectés : l’entreprise est efficace. Après suppression de deux ressaisies et d’une validation redondante, le même volume demande 190 heures, soit 0,40 heure par facture. Le résultat est identique, avec 110 heures libérées chaque mois pour le suivi des encaissements.
Schémas
Questions fréquentes
Comment calculer l’efficience d’un service ?
Divisez le résultat obtenu par les ressources consommées : par exemple le nombre de factures traitées par heure travaillée. Suivez ce ratio chaque mois pour mesurer l’effet des améliorations.
Faut-il choisir entre efficacité et efficience ?
Non, les deux se complètent. On vise d’abord l’efficacité, c’est-à-dire tenir l’objectif, puis on améliore l’efficience pour l’atteindre avec moins d’efforts.
Auteur
Clément Marchal est responsable des opérations externalisé et fondateur du Cabinet Clearway. Il a tenu le service investisseurs d'une plateforme d'investissement participatif, y compris pendant un redressement judiciaire, avant d'exercer le même métier auprès de dirigeants de PME numériques.
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